Política de Privacidad y de Protección de Datos Personales

1. Identificación del responsable del tratamiento

La presente Política de Privacidad regula el tratamiento de datos personales realizado a través del sitio web, la aplicación web de escritorio y la aplicación web progresiva (PWA) de Kairós Hub (en adelante, la “Plataforma”).

La Plataforma es de propiedad y es operada por Eureka Software Lawbs S.A.S. (en adelante, “Kairós Hub”, “nosotros” o “el Responsable”), sociedad constituida en el Ecuador, con domicilio en la ciudad de Quito.

• Denominación: Eureka Software Lawbs S.A.S.
• RUC: 1793237193001
• Domicilio: Quito, Ecuador
• Correo electrónico de contacto en materia de datos personales: privacidad@kairoshub.app

Toda referencia normativa en esta Política se entiende hecha a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador (en adelante, “LOPDP”), a su Reglamento y a la normativa técnica emitida por la Superintendencia de Protección de Datos Personales (en adelante, “SPDP”).

2. Alcance y doble rol de Kairós Hub

Kairós Hub es un software de gestión legal (SaaS) dirigido a firmas y estudios jurídicos. Por la naturaleza del servicio, Kairós Hub interviene bajo dos roles distintos, y esta Política debe leerse teniendo en cuenta cuál aplica en cada caso:

2.1. Kairós Hub como Responsable del tratamiento. Kairós Hub decide sobre la finalidad y los medios del tratamiento respecto de:

• Los datos de las personas que se contactan a través del sitio web (formularios de la landing page).
• Los datos de cuenta de las personas usuarias de las firmas suscriptoras (por ejemplo, para autenticación, facturación, soporte y seguridad de la Plataforma).

2.2. Kairós Hub como Encargado del tratamiento. Respecto del contenido que cada firma suscriptora carga en la Plataforma —datos de los clientes de la firma, expedientes y asuntos, registros de tiempo, gastos, comprobantes y liquidaciones de honorarios—, la firma suscriptora es la Responsable del tratamiento y Kairós Hub actúa únicamente como Encargado, es decir, trata esos datos por cuenta y conforme a las instrucciones de la firma.

En su calidad de Encargado, Kairós Hub no decide sobre las finalidades de dicho contenido, no lo utiliza para fines propios y lo trata exclusivamente para prestar el servicio. Las condiciones de este encargo se detallan en el Acuerdo de Encargo de Tratamiento de Datos Personales que forma parte integrante de los Términos y Condiciones de la Plataforma.

3. Definiciones

Para efectos de esta Política se aplican las definiciones de la LOPDP y su Reglamento. En particular:

• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación realizada sobre datos personales (recolección, registro, conservación, uso, comunicación, eliminación, entre otras).
• Responsable: quien decide sobre la finalidad y los medios del tratamiento.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del Responsable.
• Datos sensibles: datos relativos a salud, origen étnico, identidad de género o cultural, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, datos biométricos y genéticos, y aquellos cuyo tratamiento indebido pueda originar discriminación.

4. Información que recolectamos y tratamos

5. Datos sensibles, de terceros y de menores de edad

5.1. Kairós Hub no solicita ni induce la carga de datos sensibles ni de datos de niñas, niños y adolescentes. No obstante, reconoce que el contenido cargado por la firma podría contener, de manera incidental, datos sensibles (por ejemplo, información contenida en un expediente).

5.2. Cuando la firma suscriptora cargue en la Plataforma datos de clientes, de terceros, datos sensibles o de menores, declara que cuenta con la base de licitud exigida por la LOPDP y que ha cumplido con los deberes de información y, cuando corresponda, de consentimiento explícito frente a los titulares.

5.3. La Plataforma está dirigida a profesionales del Derecho y no está destinada a menores de edad. Kairós Hub no recolecta deliberadamente datos de menores como parte de la relación de cuenta.

6. Finalidades del tratamiento y bases de licitud

Kairós Hub trata datos personales para los fines que se indican a continuación, cada uno con su correspondiente base de licitud del artículo 7 de la LOPDP:

Respecto del contenido cargado por las firmas, la base de licitud corresponde determinarla a la firma en su calidad de Responsable; Kairós Hub lo trata sobre la base de la ejecución del contrato de encargo.

7. Encargados y subencargados (proveedores)

Para prestar el servicio, Kairós Hub se apoya en proveedores de infraestructura que actúan como encargados o subencargados del tratamiento, sujetos a compromisos contractuales de confidencialidad y seguridad:

• Vercel — alojamiento de la aplicación (Brasil).
• Supabase — base de datos PostgreSQL y almacenamiento de archivos (Brasil).
• Resend y Cloudflare Email Routing — envío y enrutamiento de correo electrónico transaccional.
• Vercel Analytics — analítica de uso del sitio, sin cookies de terceros.
• Google y Microsoft — proveedores de identidad para la autenticación (OAuth).

La lista de encargados y subencargados vigentes puede solicitarse al correo privacidad@kairoshub.app y se mantiene actualizada. Si en el futuro se incorpora un nuevo subencargado con acceso material a los datos, se informará conforme a lo previsto en los Términos y Condiciones y en el Acuerdo de Encargo.

8. Transferencias y comunicaciones internacionales de datos

8.1. La infraestructura de alojamiento y de base de datos de la Plataforma se encuentra ubicada principalmente en Brasil. En consecuencia, los datos tratados a través de la Plataforma se almacenan y procesan fuera del Ecuador.

8.2. Este flujo de datos hacia nuestros proveedores de infraestructura se realiza en el marco de una relación de encargo del tratamiento (Kairós Hub encomienda a dichos proveedores el alojamiento y procesamiento por su cuenta), y se sustenta en:

• Acuerdos de tratamiento de datos (DPA) con cada proveedor —incorporados a sus términos de servicio o suscritos según el mecanismo de cada uno—, que incorporan cláusulas contractuales tipo aprobadas para transferencias internacionales y reproducen estándares de protección equivalentes a los exigidos por la normativa ecuatoriana;
• El respaldo de estándares y certificaciones internacionales de seguridad de la información de dichos proveedores;
• Medidas técnicas de seguridad, incluyendo cifrado en tránsito y en reposo; y
• El compromiso de los proveedores de tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones de Kairós Hub.

8.3. Kairós Hub mantiene la documentación que acredita la legalidad de estas comunicaciones y cumple con las obligaciones de registro y de información previstas en la normativa de la SPDP en materia de transferencias.

8.4. Al utilizar la Plataforma, el titular queda informado de esta comunicación internacional, de sus destinatarios, de sus finalidades y de las garantías de protección adoptadas.

9. Plazos de conservación

Kairós Hub conserva los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades señaladas, aplicando plazos diferenciados:

• Datos de contacto de la landing page: hasta veinticuatro (24) meses desde el último contacto, o hasta que el titular retire su consentimiento.
• Datos de cuenta de usuarios: mientras la cuenta esté activa y hasta noventa (90) días después de su baja.
• Contenido cargado por la firma (Kairós Hub como Encargado): mientras la firma mantenga su cuenta activa o hasta que lo elimine; tras la baja, se conserva por noventa (90) días para permitir su exportación y luego se elimina, conforme a las instrucciones de la firma y salvo obligación legal de conservación.
• Datos de facturación y tributarios: siete (7) años, conforme a la normativa tributaria ecuatoriana.
• Registros de acceso y de seguridad (logs): doce (12) meses; este plazo podrá extenderse cuando resulte necesario para investigar un incidente de seguridad.
• Copias de respaldo: Kairós Hub no genera copias de respaldo propias; los respaldos automáticos que mantiene la infraestructura de nuestro proveedor de base de datos conservan el dato hasta completarse su ciclo de rotación tras la eliminación en producción, período durante el cual permanece aislado y sin uso.

Cumplidas las finalidades, los datos se eliminan o anonimizan, salvo que una disposición legal exija su conservación.

10. Derechos de los titulares

El titular puede ejercer, de forma gratuita, los derechos reconocidos por la LOPDP:

• Acceso a sus datos personales.
• Rectificación y actualización de datos inexactos o incompletos.
• Eliminación o supresión.
• Oposición al tratamiento.
• Anulación.
• Limitación del tratamiento.
• Portabilidad de sus datos, cuando proceda.
• A no ser objeto de decisiones basadas únicamente en valoraciones automatizadas.
• A revocar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte la licitud del tratamiento previo a la revocatoria.

10.1. Cómo ejercer los derechos. El titular puede dirigir su solicitud al correo privacidad@kairoshub.app, indicando el derecho que desea ejercer y acompañando la información que permita verificar su identidad. Kairós Hub responderá en el término de diez (10) días previsto en la LOPDP.

10.2. Titulares del contenido cargado por una firma. Si el titular ejerce sus derechos respecto de datos que fueron cargados por una firma suscriptora (por ejemplo, un cliente de la firma), Kairós Hub, en su calidad de Encargado, trasladará la solicitud a la firma Responsable y le asistirá para atenderla. En estos casos, el titular debe dirigirse preferentemente a la firma correspondiente.

11. Consecuencias de no proporcionar los datos o de proporcionarlos de forma inexacta

Determinados datos son necesarios para prestar el servicio o para atender una solicitud. No facilitarlos impedirá que Kairós Hub cumpla la finalidad correspondiente (por ejemplo, no será posible crear una cuenta o atender una demostración). Es responsabilidad del titular y de la firma suscriptora proporcionar datos completos, correctos y actualizados.

12. Decisiones automatizadas y elaboración de perfiles

Kairós Hub no adopta decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos sobre los titulares ni realiza elaboración de perfiles con esa finalidad. Las funcionalidades de la Plataforma (por ejemplo, la generación de reportes o de liquidaciones) son herramientas operadas por la firma usuaria y no constituyen decisiones automatizadas en el sentido de la LOPDP.

13. Cookies

La Plataforma utiliza únicamente cookies estrictamente necesarias para su funcionamiento y seguridad, y no utiliza cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros. El detalle se encuentra en la Política de Cookies.

14. Seguridad de la información

Kairós Hub aplica medidas de seguridad —técnicas, organizativas y jurídicas— proporcionales al estado de la técnica, a los riesgos y a la naturaleza de los datos que trata. El detalle se encuentra en la página de Seguridad.

15. Cambios en esta Política

Esta Política puede actualizarse con el tiempo. Cuando el cambio sea relevante, se avisará en el sitio web o por correo electrónico antes de que entre en vigencia. Sugerimos al titular revisarla periódicamente.

16. Reclamos ante la Autoridad de Protección de Datos

Sin perjuicio de dirigirse primero a Kairós Hub, el titular puede presentar reclamos ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador a través de sus canales oficiales (spdp.gob.ec).

17. Contacto

Para cualquier consulta relacionada con esta Política o con el tratamiento de sus datos personales:

Eureka Software Lawbs S.A.S. – Kairós Hub
Correo: privacidad@kairoshub.app
Domicilio: Quito, Ecuador