Términos y Condiciones de Uso

1. Identificación y aceptación

Los presentes Términos y Condiciones de Uso (en adelante, los “Términos”) regulan el acceso y uso de la plataforma Kairós Hub (en adelante, la “Plataforma”), de propiedad y operada por Eureka Software Lawbs S.A.S., RUC 1793237193001, con domicilio en Quito, Ecuador (en adelante, “Kairós Hub”, “nosotros” o “el Proveedor”).

La aceptación de estos Términos se perfecciona por cualquiera de estas vías: (i) la suscripción del contrato de servicio con Kairós Hub, sea en físico o por medios electrónicos; o (ii) el registro o el uso de la Plataforma. Por cualquiera de ellas, la firma, estudio jurídico o profesional del Derecho (en adelante, la “Firma” o el “Usuario”) declara haber leído, entendido y aceptado estos Términos, la Política de Privacidad y el Acuerdo de Encargo de Tratamiento de Datos Personales, que forman un solo cuerpo contractual. La aceptación por medios electrónicos tiene plena validez conforme a la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos.

Si la persona que acepta lo hace en nombre de una firma, declara contar con facultades suficientes para obligarla.

2. Definiciones

• Plataforma: el software de gestión legal Kairós Hub, en sus versiones web de escritorio y aplicación web progresiva (PWA).
• Contenido de la Firma: los datos y archivos que la Firma o sus usuarios cargan, generan o gestionan en la Plataforma (datos de clientes, expedientes, registros de tiempo, gastos, comprobantes, liquidaciones y demás).
• Usuario Administrador: la persona designada por la Firma para gestionar usuarios, roles y permisos dentro de la cuenta.
• Salidas: reportes, liquidaciones y demás resultados generados por la Firma mediante las funcionalidades de la Plataforma.

3. Objeto y descripción del servicio

3.1. Kairós Hub es un software de gestión legal que permite a las firmas registrar actividades y tiempo, gestionar asuntos y expedientes, delegar tareas, controlar gastos, generar liquidaciones de honorarios y exportar reportes.

3.2. La Plataforma opera bajo una arquitectura multitenant: los datos de cada Firma se alojan de forma aislada en su propio subdominio (firma.kairoshub.app).

3.3. Kairós Hub es una herramienta de apoyo a la gestión y no sustituye el criterio profesional del abogado ni constituye asesoría legal. La Firma es la única responsable de sus decisiones profesionales.

3.4. Plantillas y resultados operativos. La Plataforma puede poner a disposición plantillas editables (por ejemplo, contratos modelo) y generar resultados operativos (reportes, liquidaciones). Estos elementos tienen carácter meramente operativo y de apoyo a la gestión, y bajo ningún concepto constituyen asesoría legal, opinión jurídica ni recomendación profesional. Las plantillas son puntos de partida que la Firma puede y debe adaptar a cada caso; corresponde exclusivamente a los profesionales de la Firma revisarlas, verificar su idoneidad y vigencia legal, y asumir la responsabilidad y diligencia sobre su uso. Kairós Hub no responde por el uso que la Firma haga de dichas plantillas o resultados.

4. Cuenta, registro y roles

4.1. Para usar la Plataforma, la Firma debe crear una cuenta y proporcionar datos veraces, completos y actualizados. La autenticación se realiza mediante proveedores de identidad (Google o Microsoft, vía OAuth).

4.2. La Firma designará un Usuario Administrador, responsable de habilitar a los demás usuarios y de asignar roles y permisos. La Firma es responsable de las acciones realizadas a través de las cuentas de sus usuarios.

4.3. La Firma debe custodiar las credenciales de acceso y notificar sin demora cualquier uso no autorizado. Kairós Hub no solicitará nunca las contraseñas de los proveedores de identidad.

4.4. Destinatarios. La Plataforma se concibe y comercializa exclusivamente para firmas, estudios jurídicos, profesionales del Derecho y áreas legales internas. No está dirigida a consumidores finales ni a usuarios legos, y la Firma declara contratar en el marco de su actividad profesional o empresarial.

5. Licencia de uso

5.1. Kairós Hub concede a la Firma una licencia de uso limitada, personal, no exclusiva, no transferible y revocable, para acceder y utilizar la Plataforma conforme a estos Términos durante la vigencia de la suscripción, a cambio del pago del precio correspondiente.

5.2. Estos Términos no transfieren a la Firma ningún derecho de propiedad intelectual sobre la Plataforma. Queda prohibido copiar, modificar, descompilar, realizar ingeniería inversa, revender o sublicenciar la Plataforma, salvo en la medida permitida por norma imperativa.

6. Contenido de la Firma

6.1. Titularidad. El Contenido de la Firma es y seguirá siendo de titularidad de la Firma. Estos Términos no transfieren a Kairós Hub ningún derecho de propiedad sobre dicho Contenido.

6.2. Licencia limitada a Kairós Hub. La Firma concede a Kairós Hub una licencia mundial, no exclusiva, libre de regalías y sublicenciable a sus subencargados y proveedores de infraestructura (Vercel, Supabase, Resend, entre otros), únicamente en la medida necesaria para prestar el servicio, para alojar, procesar, transmitir, mostrar y operar el Contenido de la Firma, con la única finalidad de prestar el servicio y por el plazo estrictamente necesario para ello, en los términos del Acuerdo de Encargo de Tratamiento de Datos Personales. Kairós Hub no utiliza el Contenido de la Firma para fines propios ni para entrenar modelos. Esta licencia termina al eliminarse el Contenido o al cerrarse la cuenta, salvo en lo estrictamente necesario para cumplir obligaciones legales o para el ejercicio o la defensa de reclamaciones, y sin perjuicio de la conservación temporal en copias de respaldo durante su ciclo de rotación, conforme a la Política de Privacidad y al Acuerdo de Encargo.

6.3. Garantía y responsabilidad de la Firma sobre su Contenido. La Firma declara y garantiza que cuenta con todos los derechos, autorizaciones y bases de licitud necesarios para cargar y tratar el Contenido, incluidos los datos personales de sus clientes y de terceros, y que ha cumplido con los deberes de información y, cuando corresponda, de consentimiento frente a los titulares, conforme a la LOPDP. La Firma es la única responsable de la licitud del Contenido que carga. Kairós Hub actúa como Encargado respecto de ese Contenido y no establece relación directa con tales titulares.

6.4. Datos protegidos por reserva. La Firma es responsable de gestionar adecuadamente la información sujeta a secreto profesional o reserva legal que decida incorporar a la Plataforma.

7. Uso aceptable

7.1. La Firma se obliga a usar la Plataforma conforme a la ley y a estos Términos, y a no: (a) vulnerar derechos de terceros; (b) cargar contenido ilícito, malicioso o que infrinja propiedad intelectual o protección de datos; (c) intentar acceder a datos de otras firmas o comprometer la seguridad de la Plataforma; (d) usar la Plataforma para actividades contrarias a las normas anticorrupción, antisoborno o de prevención de lavado de activos.

7.2. Uso justo. Aun dentro de los límites cuantitativos del plan, el uso desproporcionado, automatizado o aparentemente abusivo podrá dar lugar a limitación, suspensión o requerimiento de un plan superior.

8. Propiedad intelectual de Kairós Hub

La Plataforma, su código, diseño, interfaces, marcas, nombres comerciales, logotipos, dominios y tecnología subyacente son de propiedad exclusiva de Eureka Software Lawbs S.A.S. o de sus licenciantes. La Firma no podrá registrar marcas, dominios ni signos distintivos confundibles con “Kairós Hub”.

9. Retroalimentación

Toda sugerencia, comentario o idea de mejora que la Firma remita será considerada no confidencial. La Firma cede gratuitamente a Kairós Hub los derechos sobre dicha retroalimentación, sin obligación de compensación ni atribución.

10. Demostraciones y ausencia de prueba gratuita

Kairós Hub podrá ofrecer demostraciones agendadas del servicio. Salvo que se ofrezca expresamente por escrito, la Plataforma no contempla un período de prueba gratuito; el acceso requiere la contratación de un plan.

11. Suscripción, planes, precios y facturación

11.1. Los precios, planes, ciclos de facturación y límites aplicables se comunican a la Firma en la cotización o propuesta comercial aceptada por ella, la cual forma parte integrante de estos Términos. El precio comprende únicamente los elementos específicamente señalados en dicha propuesta; quedan excluidos los servicios adicionales, desarrollos extraordinarios o mejoras no contemplados en ella (por ejemplo, complementos, integraciones o funcionalidades adicionales, sean “addons” o “upsells”), los cuales, de solicitarse posteriormente, tendrán un costo adicional. Los precios se expresan en dólares de los Estados Unidos de América e incluyen el Impuesto al Valor Agregado (IVA) a la tarifa vigente. La factura electrónica que emita Kairós Hub detallará por separado la base imponible y el IVA, conforme a la normativa del Servicio de Rentas Internas (SRI). Si la tarifa del IVA se modificara, Kairós Hub podrá ajustar los precios para reflejar dicha variación, con el preaviso previsto en la cláusula 11.6.

11.2. Kairós Hub emitirá factura electrónica conforme a la normativa del Servicio de Rentas Internas (SRI). La Firma se obliga a proporcionar datos tributarios completos y correctos.

11.3. Los pagos se efectúan por adelantado, a través de la pasarela de pago que Kairós Hub habilite. La suscripción se renueva automáticamente al final de cada periodo, salvo cancelación anticipada por la Firma desde su panel de cuenta o por notificación escrita a facturacion@kairoshub.app, con al menos siete (7) días de anticipación para planes mensuales y treinta (30) días para planes anuales.

11.4. Impago. El impago habilita a Kairós Hub a suspender el acceso, sin perjuicio del cobro de los valores adeudados con los intereses máximos permitidos por la ley ecuatoriana, gastos de cobranza y costas. Tras treinta (30) días corridos de impago, Kairós Hub podrá terminar la cuenta, con las consecuencias de la cláusula 17.

11.5. No reembolsos. Salvo disposición legal imperativa en contrario, los pagos efectuados no son reembolsables y la cancelación anticipada no genera derecho a devolución prorrateada.

11.6. Cambios de precio. Kairós Hub podrá modificar los precios avisando con treinta (30) días de antelación. Si la Firma continúa utilizando la Plataforma tras la entrada en vigencia, se entenderá que acepta los nuevos precios.

12. Disponibilidad y soporte del servicio

12.1. La Plataforma se presta “tal cual” y “según disponibilidad”. Kairós Hub no garantiza disponibilidad ininterrumpida, ausencia de errores ni compatibilidad con todo equipo, sistema operativo o navegador. El funcionamiento de la Plataforma depende, además, de proveedores de infraestructura de terceros.

12.2. Kairós Hub podrá realizar mantenimientos programados y de emergencia; para los programados, notificará con antelación razonable cuando sea posible.

12.3. Salvo que se pacte expresamente por escrito un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) para planes corporativos, no aplican compromisos de uptime ni indemnizaciones por indisponibilidad.

12.4. Soporte. Kairós Hub brindará soporte a la Firma a través de los canales que habilite (por ejemplo, correo electrónico), en días y horarios laborables. El alcance y los tiempos de respuesta del soporte podrán variar según el plan contratado.

13. Confidencialidad

13.1. Cada parte mantendrá la confidencialidad de la información no pública de la otra a la que acceda con ocasión del contrato, y la usará solo para cumplirlo. Esta obligación subsiste tras la terminación.

13.2. Kairós Hub tratará el Contenido de la Firma como estrictamente confidencial.

14. Protección de datos

El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Privacidad y por el Acuerdo de Encargo de Tratamiento de Datos Personales, que forman parte integrante de estos Términos. Respecto del Contenido de la Firma, la Firma es la Responsable y Kairós Hub el Encargado.

15. Cumplimiento normativo de la Firma

15.1. La Firma es exclusivamente responsable de cumplir las obligaciones legales y deontológicas de su profesión, incluyendo, sin limitarse a: las normas de ética del ejercicio de la abogacía, sus obligaciones como sujeto obligado ante la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE) cuando corresponda, y las normas tributarias del SRI.

15.2. La Firma se obliga a no utilizar la Plataforma para asistir, encubrir o ejecutar actos contrarios a las normas anticorrupción, antisoborno o de prevención de lavado de activos.

16. Limitación de responsabilidad

16.1. Daños excluidos. En ningún caso Kairós Hub, sus socios, administradores, empleados o licenciantes serán responsables por daños indirectos, consecuenciales, especiales, punitivos, lucro cesante, pérdida de oportunidad de negocio, pérdida de clientes, daño reputacional o pérdida de datos, aun cuando se hubiera advertido de su posibilidad.

16.2. Tope cuantitativo. La responsabilidad total y agregada de Kairós Hub por cualquier reclamación derivada de o relacionada con la Plataforma o estos Términos no excederá del mayor entre: (i) el monto efectivamente pagado por la Firma en los seis (6) meses anteriores al hecho generador, o (ii) cien dólares de los Estados Unidos de América (USD 100,00).

16.3. Excepciones. Las limitaciones anteriores no aplican en caso de dolo o culpa grave debidamente acreditados, ni respecto de obligaciones que la ley ecuatoriana declare indisponibles (incluidas las normas imperativas de protección de datos y de defensa del consumidor). En dichos supuestos, la responsabilidad se sujetará a lo que la ley disponga.

16.4. Asignación de riesgo. Las partes reconocen que estas limitaciones son un elemento esencial de la economía del contrato y que sin ellas Kairós Hub no prestaría el servicio en las condiciones comerciales actuales.

17. Suspensión y terminación

17.1. Suspensión inmediata. Kairós Hub podrá suspender la cuenta de inmediato en caso de: (a) impago; (b) violación del uso aceptable; (c) riesgo a la seguridad de la Plataforma; (d) requerimiento de autoridad; o (e) indicios razonables de fraude o de uso no autorizado de la cuenta.

17.2. Terminación por la Firma. La Firma podrá terminar su cuenta en cualquier momento desde el panel de configuración o por notificación escrita a soporte@kairoshub.app.

17.3. Terminación por Kairós Hub. Kairós Hub podrá terminar el contrato: (a) por incumplimiento no subsanado dentro de quince (15) días corridos desde el requerimiento; (b) por causa grave, de forma inmediata; o (c) si decide discontinuar el servicio, avisando con treinta (30) días de antelación.

17.4. Efectos de la terminación. Al terminar el contrato: (i) cesa el derecho de acceso de la Firma; (ii) Kairós Hub pondrá el Contenido de la Firma a disposición para su exportación durante noventa (90) días desde la terminación (salvo terminación por causa grave), informando a la Firma que en ese plazo puede obtener la totalidad de su base de datos; (iii) transcurrido dicho plazo, Kairós Hub eliminará el Contenido conforme a la Política de Privacidad y al Acuerdo de Encargo; (iv) los valores adeudados continúan siendo exigibles.

17.5. Supervivencia. Sobreviven a la terminación las cláusulas que por su naturaleza deban subsistir, en particular las de propiedad intelectual, confidencialidad, protección de datos, limitación de responsabilidad, indemnidad y resolución de controversias.

18. Indemnidad

La Firma se obliga a indemnizar y mantener indemne a Kairós Hub, sus socios, administradores y empleados frente a cualquier reclamación de terceros derivada de: (a) el incumplimiento de estos Términos o de la ley por parte de la Firma; (b) el Contenido de la Firma, incluidas infracciones de propiedad intelectual o de protección de datos; y (c) la actuación profesional de la Firma frente a sus propios clientes.

19. Modificación de los Términos

Kairós Hub podrá modificar estos Términos. Los cambios sustanciales se comunicarán con al menos treinta (30) días de antelación, por correo electrónico y mediante aviso dentro de la Plataforma. Si la Firma sigue usando la Plataforma una vez que el cambio entra en vigencia, se entenderá que lo acepta; si no está de acuerdo, podrá dar por terminado el contrato.

20. Fuerza mayor

Ninguna parte responderá por incumplimientos derivados de fuerza mayor o caso fortuito, conforme al artículo 30 del Código Civil, incluyendo desastres naturales, actos de gobierno, fallas generalizadas de internet, cortes de energía, caídas de proveedores de infraestructura o ciberataques de alcance regional.

21. Disposiciones generales

21.1. Cesión. La Firma no podrá ceder estos Términos sin consentimiento previo y escrito de Kairós Hub. Kairós Hub podrá cederlos a una afiliada, sucesora o adquirente del negocio mediante notificación.

21.2. Independencia de las partes. Estos Términos no crean sociedad, agencia, relación laboral, mandato ni representación entre las partes.

21.3. Notificaciones. Las notificaciones a Kairós Hub se cursarán a hola@kairoshub.app. Las notificaciones a la Firma se cursarán al correo registrado en la cuenta.

21.4. Divisibilidad. Si una disposición se declara nula o inejecutable, las demás conservan plena validez.

21.5. No renuncia. La tolerancia o la omisión en exigir el cumplimiento de una disposición no constituye renuncia a exigirla posteriormente.

21.6. Integridad del acuerdo. Estos Términos, la Política de Privacidad, el Acuerdo de Encargo y los planes contratados constituyen el acuerdo íntegro entre las partes y reemplazan cualquier entendimiento previo.

21.7. Idioma. Ante cualquier discrepancia entre versiones, prevalece la versión en español de estos Términos.

22. Ley aplicable y resolución de controversias

22.1. Ley aplicable. Estos Términos se rigen por las leyes de la República del Ecuador.

22.2. Negociación previa. Antes de acudir a cualquier otra instancia, las partes procurarán resolver de buena fe la controversia mediante conversaciones directas durante un plazo de quince (15) días contados desde la notificación escrita del reclamo.

22.3. Mediación. Si la negociación no prospera, las partes someterán la controversia a mediación ante cualquier centro de mediación legalmente autorizado con sede en la ciudad de Quito o, en su defecto, en el Ecuador, que permita la realización de audiencias por medios telemáticos, conforme al reglamento del centro que se elija.

22.4. Justicia ordinaria. De no resolverse mediante mediación, la controversia se someterá a la jurisdicción de los jueces competentes de la ciudad de Quito, a cuyo fuero las partes se someten expresamente, renunciando a cualquier otro.

22.5. Medidas cautelares. Cualquier parte podrá acudir directamente a los jueces competentes de Quito para solicitar medidas cautelares y para acciones derivadas de la propiedad intelectual de Kairós Hub.

22.6. Consumidor. Si por imperativo legal la Firma fuese considerada consumidor bajo la Ley Orgánica de Defensa del Consumidor, sus normas imperativas prevalecerán sobre las disposiciones contrarias de esta cláusula, en lo estrictamente necesario.

23. Contacto

Eureka Software Lawbs S.A.S. – Kairós Hub
RUC: 1793237193001
Correo general: hola@kairoshub.app
Soporte: soporte@kairoshub.app
Facturación: facturacion@kairoshub.app
Protección de datos: privacidad@kairoshub.app
Domicilio: Quito, Ecuador