Seguridad

Cómo protegemos tu información

Las firmas que usan Kairós Hub guardan en la Plataforma información delicada: asuntos, datos de sus clientes, registros de tiempo, gastos y liquidaciones. Esta página explica, de forma directa y sin promesas exageradas, las medidas con las que resguardamos esa información y la infraestructura sobre la que operamos.

1. Cumplimiento y roles

Kairós Hub opera conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador, su Reglamento y la normativa de la Superintendencia de Protección de Datos Personales. Cada persona es titular de sus datos y puede ejercer sus derechos —acceso, rectificación, actualización, eliminación, oposición, anulación, limitación y portabilidad— según lo previsto en nuestra Política de Privacidad.

Sobre el contenido que cada firma carga en la Plataforma, la firma es la responsable del tratamiento y Kairós Hub actúa como encargado: tratamos esos datos solo por cuenta y siguiendo las instrucciones de la firma. Esta relación se detalla en el Acuerdo de Encargo de Tratamiento de Datos Personales.

2. Controles técnicos

Lo que realmente protege la información no son las declaraciones, sino los controles que aplicamos día a día.

Cifrado. Toda comunicación con la Plataforma viaja cifrada mediante TLS. La información almacenada en la base de datos y en el almacenamiento de archivos se cifra en reposo, y los datos especialmente sensibles —como tokens y claves de acceso— se cifran además a nivel de aplicación antes de guardarse.

Aislamiento entre firmas. Cada firma trabaja en su propio subdominio (firma.kairoshub.app), y toda consulta a la base de datos se filtra por el identificador de la firma y del usuario autenticado. Así, ninguna firma ni usuario puede alcanzar los datos de otra, incluso ante peticiones mal formadas.

Autenticación. El inicio de sesión se apoya en proveedores de identidad establecidos (Google y Microsoft, mediante OAuth), lo que nos permite descansar en sus mecanismos de seguridad, incluido el segundo factor cuando la persona lo tiene activado en su cuenta.

Registros de seguridad. Guardamos ciertos eventos relevantes para la seguridad —por ejemplo, intentos de inicio de sesión y algunas modificaciones o descargas de información— en nuestra propia base de datos, lo que nos da trazabilidad ante un incidente. Estos registros se conservan por un plazo definido y luego se eliminan.

Acceso restringido. El acceso de nuestro personal a los datos se limita a lo estrictamente necesario para operar y dar soporte, siempre bajo deberes de confidencialidad.

Respaldos. Kairós Hub no genera copias de respaldo propias; la infraestructura de base de datos de nuestro proveedor realiza respaldos automáticos y cifrados de la información, lo que permite recuperarla ante una falla.

3. Infraestructura

Nos apoyamos en proveedores de infraestructura que operan bajo estándares reconocidos de seguridad de la información:

• Vercel — alojamiento de la aplicación (Brasil).
• Supabase — base de datos y almacenamiento de archivos (Brasil).
• Resend y Cloudflare Email Routing — correo transaccional.

Con cada proveedor contamos con acuerdos de tratamiento de datos (DPA) —incorporados a sus términos de servicio o suscritos según el mecanismo de cada uno—, que incorporan cláusulas contractuales tipo para los flujos internacionales y reproducen estándares de protección equivalentes a los que exige la normativa ecuatoriana.

4. Gestión de incidentes

Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte datos personales, la documentamos, evaluamos su alcance y, cuando corresponde según la LOPDP, la notificamos a la Superintendencia de Protección de Datos Personales y a las personas afectadas dentro de los plazos legales. Cuando el incidente involucra contenido cargado por una firma, se lo notificamos y la asistimos en su condición de responsable.

5. Lo que depende de ti

Una parte de la seguridad está en manos de quien usa la Plataforma. Te recomendamos usar contraseñas fuertes, activar el segundo factor en tu proveedor de identidad, mantener tus dispositivos actualizados y no compartir tus credenciales. Kairós Hub no responde por la seguridad de tu equipo, tu red local o tus cuentas con terceros.

6. Con honestidad

Ningún sistema es completamente infalible, y no vamos a prometerte lo contrario. Lo que sí asumimos es el compromiso de actuar con diligencia razonable según el estado de la técnica y de mejorar nuestros controles de manera continua.

Contacto

Para reportar un problema de seguridad o hacer una consulta sobre datos:

Eureka Software Lawbs S.A.S. – Kairós Hub
RUC: 1793237193001
Correo: privacidad@kairoshub.app
Domicilio: Quito, Ecuador